よくある質問(Q&A)

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よくある質問(Q&A)

プライバシーマーク取得・更新支援、及び個人情報保護対策支援等についてのよくある質問


コンプライアンス・マネジメントについて

Q: まずは質問や相談したいのですが、来てもらうことはできますか?
A: プライバシーマークをはじめて取り組まれる方はもちろん、更新の方でも、不安や不明な点が多いと思いますので、初心者向きの資料をお持ちして、わかりやすくご説明と心配な点や疑問点など質問対応もいたします。
お気軽にご連絡ください。

Pマークを新規に取得される企業様や更新を控えた企業様向けのご支援のご相談もお客様の状況やご予算等をお聞きして、ご希望に合った内容でサポートプランをご提案します。

お伺いしてご説明やご相談対応させて頂いた方が、お客様も安心かと思います。
また会社の規模や業種にかかわらず、過剰や無駄の無いように、お見積もりしています。

費用が気になる方もぜひ、お気軽にお問い合わせください。

Q: 見積もりをしてもらうには、どんな情報が必要ですか?
A: お客様企業の基本情報の他に、希望する期間などをお聞きすることになります。
比較的規模の大きな企業でも、扱っている個人情報が単純であったり、小さな会社でも種類や件数が多かったりするケースもありますので、業種や規模、拠点数だけではお見積りするようなことはしません。

形式的な、決まったプランを押し付けたりするのではなく、必要に応じて標準的なプランをお客様用にカスタマイズして、余計なものが含まれないように、そして大事なことがしっかり含まれるようにご提案させて頂きます。

Q: プライバシーマーク(Pマーク)コンサルティング以外の業務をしているのですか。
A: 当社はプライバシーマーク・個人情報保護対策に関する企業向けの支援・サポートに注力しています。
取得や更新のコンサルティングはもちろんのこと、関連したセミナー教育研修なども行っています。

プライバシーマークのコンサルティング会社としながらも、実際はその他の商品やサービスの売り込みなどをしているにわかコンサル的なケースもありますので要注意です。

Q: コンサルタントは契約している外部の方ですか?
A: 当社のコンサルタントはすべて自社の従業員です。外部の人間ではありません。

最近では、アルバイト的のように副業としてコンサルタントをしている経験の浅い個人の方を複数登録し、派遣しているような業者もあります。使用する文書が古かったりするので、要注意です。

Q: お願いしたコンサルタントは取得後も相談に乗ってくれますか?
A: 当社のコンサルタントはすべて自社の従業員です。外部の人間ではありません。

したがって、取得後も同じコンサルタントがご相談対応いたしますので、ご安心ください。

Q: 実績はどのくらいありますか?
A: 設立より10年となりました。多くの企業様の支援を実施し、実績は900プロジェクトを超えました。


プライバシーマーク(Pマーク)更新について

Q: 更新期限が迫っていて、心配な点が多いのですが対応可能ですか?
A: 現在の状況を教えて頂ければ、どのようなご支援プランで対応が可能かご案内させて頂きます。

Q: 担当者が辞めてしまい、引きつきがうまくできていないが、それでもお願いできますか?
A: 担当者が辞めてしまったあと、後任の担当者さまよりご依頼いただくケースは非常に多いです。

引継ぎが中途半端でも、ひとつずつ確認しながら、更新申請に必要なことについて、しっかり指導させていただきますので、現在の状況を教えて頂ければ、どのようなご支援プランで対応が可能かご案内させて頂きます。 

Q: コンサルの手を借りずに自分たちで更新申請し、審査を受けたが、指摘を多く出されて困っています。
このような途中からの場合でも対応可能ですか?
A: このようなケースも多いです。ひとつずつ解決するための改善方法をご提案しながら、対応していきます。

現在の状況を教えて頂ければ、どのようなご支援プランで対応が可能かご案内させて頂きます。

Q: 前回まで別のコンサルに頼んでいたが、今回から変えたいと思っていますが、対応可能ですか?
A: 別のコンサル会社の指導を受けたお客様が当社へ乗り換えるケースもとても多いです。

前のコンサル会社に対しての不満や、お持ちの規程文書や運用面などの問題点を踏まえながら、安心して乗り換えが完了できるよう工夫してサポートしていますので、気にせずご相談ください。


プライバシーマーク(Pマーク)取得について


Q: 少人数の会社ですが、取得は可能ですか?
A: もちろん小規模でも大規模でも対応しております。

当社では、規模や業種というよりは、個人情報の流れや体制など、個々のお客様の状況にあったご提案・アドバイスをしながら進めていきますので、担当となる方の負担を軽減し無理なく進められるのが特徴です。

少人数の会社様でも、無理なく取得できる方法で、事例も多数ありますのでご安心ください。

Q: 短期間でプライバシーマークを取得することはできますか?
A: 当社のコンサルティングは、効率良く進められるスタイルで支援していますので、短期間での取得事例も多くあります。目標を逆算して考え、実現可能なしっかり計画をたて進めています。

お客様の目標とする期間をお知らせください。対応可能かお答えいたします。

またベースとなるスケジュール案も作成いたします。お気軽にご相談ください。

Q: プライバシーマーク専任の人員が必要ですか?
A: 当社は、お客様の作業負担を軽減し、通常の業務と兼任でも十分取り組める内容です。

したがって、プライバシーマークの作業だけを行うような専任でなくても問題ありません。

お客様の状況、担当者様のお忙しさなども考慮して、無理の無い計画で進めます。

Q: プライバシーマーク取得まで担当者1名でも進められますか?
A: 人員に余裕があれば、チームを組んで進めると作業の分担もできるメリットもありますが、なかなか多くの人員が割けないというケースも多いと思います。

当社では、ご担当者1名様でも不安のないように、 そして気持ちよく作業を続けられるよう、ストレスの少ない方法で、しっかりサポートを致します。

Q: どんな立場の方が担当となっていますか?
A: 当社の場合、女性で総務部などの管理系の部署の方が多いですが、営業などの現場に携わる男性の方も多いです。代表者の方自ら作業の中心となっているケースも多いです。

Q: 社内の多くの人が関わる必要はありますか?
A: プライバシーマークの取得に向けた取り組み自体は一部の方でも構いません。

運用面では各部門の方に協力を得ることはありますが、直接の関係者以外の負担は、少なくなるように配慮することもできます。社内の協力体制や効率面、他の業務への影響などを考慮し検討しています。

Q: コンサルタントは何をしてくれるのでしょうか?
A: コンサルタントは、お客様がスムーズに取り組めるよう様々な形でサポート・バックアップします。

例えばPマーク取得の支援の場合は、資料の提供、各ステップの解説・質問対応・アドバイス、書類作成、作業がスムーズに行えるようにサポート、作業した結果のレビューなど・・・、

当社のこれまでの経験を基に、課題をクリアし、自信を持って審査に臨めるように支援し合格達成へと導きます。 

Q: 打ち合わせ日の希望は聞いてくれますか?
A: 当社は、決まった曜日や時間ではなく、その都度お客様のご希望に合わせ日程調整しています。

作業の進捗に合わせたり、お忙しさなども考慮します、またあらかじめ月末月初は忙しいなど、避けたい時間帯や曜日などがあれば遠慮なくご相談ください。

また、長時間の打ち合わせは、予定が立てづらく、集中力を欠き、効率も悪いので、当社は、なるべく1回あたり短時間で効率よく済むよう工夫しています。空いた時間にスケジュールが立てやすい、急な予定変更後も調整しやすいと評判です。

Q: コンサルタントはどんな人が来るの?
A: 長くお付き合いとなるコンサルタントですから、お客様の状況や希望お聞きし、規模や業種なども踏まえ、当社コンサルタントの中から一番適任とした者を営業担当(プランナー)が選定し担当させています。

もちろん、自信を持っておりますが、スタート後でも必要に応じて変更も可能ですので、何かありましたら、遠慮なく営業担当(プランナー)へおっしゃってください。

Q: なかなか従業員全員を集めることが出来ないのですが、教育は大丈夫ですか?
A: 教育は全従業員が対象ですが、必ずしも一度にやる必要はありません。

手法についてはさまざま有りますので、お客様の状況に合わせ無理のない方法をご提案します。

Q: プライバシーマークを取得するにはどのくらいの期間が標準ですか?
A: 一般的には5ヶ月から8ヶ月程度で計画されるケースが多いです。

当社では、比較的進みが早ければスピードを上げたり、通常の業務が忙しくなってしまった場合はすこしゆっくりめにするなど、お客様と相談しながら。進行中でもスピード調整していますので、忙しい担当者の方でも無理なく進めることが出来ます。

Q: 現地審査には立ち会ってくれるの?
A: プライバシーマーク制度のルール上、部外者が審査に立ち会うことはできません。

もし発覚すれば取得・更新出来なくなってしまいますので、お願いされても当社は立ち会いしません。

その代わり、コンサルタントが同席しなくても安心して審査対応出来るようにしっかり指導致します。

Q: コンサルティング料の支払いは一括ですか?
A: 通常は、契約月の翌月末一括払いですが、分割も可能です。お支払回数はご相談に応じています。

Q: コンサルティング費用はどれくらいかかりますか?
A: 当社では、お客様のご希望をお聞きしてお見積もりをしております。
お客様の状況を踏まえ、最適なプラン(コース)でご提案していますので、お気軽に御相談ください。

Q: 契約後に追加料金はかかりますか?
A: 追加料金は通常発生いたしません。

Q: Pマークだけでなく他のISOなどの認証制度もやったことない初心者でも大丈夫ですか?
A: 当社のお客様のほとんどが、プライバシーマークを知ったばかりという方ですので、安心してご相談ください。

Q: 審査をパスするには、いろいろとセキュリティ設備などコストがかかるのですか?
A: 当社は、なるべく費用をかけないルール作りをご提案しています。
当社ではセキュリティ関連商品の販売なども行っておりませんので、商品やサービスを押し付けるようなこともしていませんので、お客様に無駄なコストをかけさせません。

Q: 担当となるコンサルタントは最後まで同じですか?
A: 当社はすべて従業員としてコンサルタントを抱えていますので、取得までだけでなく、取得後も同じコンサルタントが対応いたします。

Q: プライバシーマーク(Pマーク)取得の取り組みは、どんな人員・メンバーが必要ですか?
A: プライバシーマークの取り組みの作業は、企業の規模や拠点数などにもよりますが1名~少人数のチームでも十分取得までの作業は出来ます。但し1名中心で行なっている場合はその担当者の退職などによってさまざま問題が起こってしまうケースがよくあります。プライバシーマークは2年ごとの更新もあり長く続くものですので、できれば中心となる方が1名よりは複数の方で分担された方が担当者変更の際のトラブル回避に繋がります。また、中心となる方が社内の個人情報の流れなどについて詳しいと作業もスムーズになるでしょう。さらにチーム内に決済のある方や、各部門とのコミュニケーションが取りやすい立場の方がいるとかなりスムーズになることも多いです。



個人情報保護対策について(対策支援・研修など)


Q: 従業委員への教育研修をお願いする場合、こちらの業務内容に合わせて内容を調整してくれますか?
A: 当社はお客様の個人情報の取り扱い状況を踏まえ、研修内容を調整し、より具体的で効果のある教育研修になるようにご提案しています。業種などに合わせ事例を差し替えたりすることも可能です。
また、事前に従業員さまに個人情報についての不安や疑問などアンケートにお答えいただいて、その回答結果を踏まえた内容に調整して実施したケースもあります。

Q: すでに個人情報保護に関する規程があるので、その内容に合わせて調整してくれますか?
A: 規程やマニュアルがすでにあるお客様では、「これについては当社マニュアルの―番に書いております」というような解説をしながら進めています。講師となるものがお客様企業の一員のように「当社のルールでは・・・」という視点で進めてほしいというケースも多いです。
ただ参考にする研修内容ではなく、自社の規程やマニュアルの周知徹底を含めれば。高い効果が望めます。

Q: 社員が忙しく、集めるのが大変なので、1時間程度の短い時間にまとめてもらうことはできますか?
A: 研修内容の中でしっかりと説明が必要な重要ポイントと、さらっと触れるだけでいいというようなところを分け、時間配分を決めて実施することが可能ですので、短時間での対応も可能です。

Q: プライバシーマークを取らないまでも、自社の個人情報保護体制づくりのアドバイスを受けたいのですが、時間があまりないので、法令などをクリアする必要最小限の範囲の中で、過剰にならないよう進められますか?
A: 個人情報保護法をまずは遵守できているかなどをチェックし、具体的にどこまでのルール作りをするかはお客様と相談しながら進めることが出来ます。すでにルール作りがされている場合は、その内容で問題ないか?ルール作りがされていない場合は、現状の把握から、文書の整備や従業員への教育までトータル的にサポートする場合もあります。
 

Q: 個人情報の漏えい事故が起きてしまいました、その対応方法についてアドバイスしてもらえますか?
A: 事故が起きてしまった場合に、どのような対応が必要かなどのサポートもしております。また同じことが起きないように、今後の予防策等についてのアドバイスなども可能です。 



その他


Q: 首都圏以外の地域でも、対応は可能ですか?
A: 当社は全国対応しております。